Conhecendo o OnBase – Parte 1.

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“Desenvolvido pela Hyland Software, Inc., o OnBase é um software de gerenciamento de conteúdo empresarial que combina o gerenciamento integrado de documentos, processos empresariais e registros em um único aplicativo. Capaz de ser instalado localmente ou hospedado remotamente, o OnBase permite que organizações ao redor do mundo automatizem processos empresariais, reduzam a duração e o custo de funções empresariais importantes, aumentem a eficiência organizacional e enderecem a necessidade de gestão, risco e conformidade através do gerenciamento e controle de conteúdo provindo, virtualmente, de qualquer fonte. O OnBase também facilita o compartilhamento de conteúdo digital com funcionários, sócios, clientes, entre outros.”(HYLAND,2008)

Esta ferramenta tem sido muito utilizada por empresas no mundo todo devido a muitas singularidades. Ela possui grande flexibilidade na configuração do GED – na criação de documentos e outros dados que serão armazenados, índices que serão criados para recuperação de informações, workflows de rápida e facilitada configuração, integrações com outras plataformas, customização por meio de codificação etc.

Segundo o (CENADEM,2008) GED “é um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.” Para o Cenadem o termo ECM – Enterprise Content Management, possui o mesmo embasamento teórico que o GED podendo ser considerado como a mesma significância.

Em seu uso mais básico, o OnBase permite que os usuários criem tipos de documentos e índices que serão utilizados para recuperação da informação não estruturada (ex: cartas, planilhas, ofícios, apresentações, sons, imagens, vídeos). Estas informações podem ser obtidas de scanners, integrações com outros sistemas, arquivos recebidos via internet etc. O OnBase permite configurar os locais onde os arquivos deverão ser gravados e armazenados, número de cópias e locais de cada uma das cópias das informações. A ferramenta permite que revisões sejam realizadas em seu conteúdo, criando novas versões de cada revisão. Também é possível a criação de notas textuais e marcações de texto em documentos de imagem. A aplicação apresenta uma interface de recuperação dos documentos que basicamente está divida em :

Estrutura documentos OnBase

Os grupos de tipo de documentos são basicamente categorias onde podem existir inúmeros tipos de documentos. Ex: Grupo de tipo de documentos do RH, Emissão de apólices, Fiscal etc.

Os tipos de documentos são definidos como uma matriz ou modelo de documento padrão. Este documento, embora tenha seu conteúdo variante, possui campos padrão, podendo ser obrigatórios ou não. Estes campos são na verdade os índices de recuperação do documento. Assim o tipo de documento CPF poderia ter como índices:

N° do CPF:
Nome:
Data de expedição:

Com isso todos os documentos de CPF que forem gerados no sistema deverão ser gerados com estes índices.

Entretanto, embora seja definido que um tipo de documento possui um formato padrão (ex:CPF- Imagem TIF ou JPG), o software não irá bloquear a importação de qualquer outro formato para este tipo de documento.O OnBase fornece suporte nativo a uma ampla gama de formatos de arquivos, como HTML, TIF, JPG, GIF, PNG, DOC, XLS, PPT, TXT, PDF, VISIO, XML, AVI, RTF, CAD, Real Player, Outlook etc.

Os índices precisam ser inseridos manualmente. Entretanto, pode ser utilizado o módulo de auto-preenchimento que carregará por meio de um código de barras colado no documento, as informações dos índices de um sistema legado ou do próprio OnBase.

A ferramenta permite que seja criado formulários interativos (E-FORMS) que por meio de uma arquivo HTML concede maior dinamismo a aplicação, podendo-se utilizar de recursos como JavaScript ou AJAX para aumentar a flexibilidade da plataforma. Por meio destes formulários, é possível se criar cadastros, guias, documentos dinâmicos que consultam outras plataformas, etc.

Por meio de sua API, é possível realizar consultas externas, importação e exportação de documentos alteração de índices, bastando apenas conhecer os métodos documentados pela Hyland e um pouco de programação.

Em breve irei falar um pouco mais sobre os outros módulos do OnBase

Tela de recuperação de documentos do OnBase.

Tela de recuperação do OnBase

Área de trabalho do OnBase

Área de trabalho

Referências

HYLAND – 2008 – http://portuguese.onbase.com/ – Acessado em : 06/12/2008
CENADEM – 2008 –http://www.cenadem.com.br/ged03.php – Acessado em: 06/12/2008

OnBase é uma marca registrada pela Hyland Software.

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